优加青少英语:校管家帮助学校梳理了一条清晰的管理线
来源:财讯网 发布时间:2020-06-04 15:28:13

关于优加青少英语

优加青少英语(UBest English for K-12,简称UBest English)拥有5万名学员,专注于3-16岁青少年英语教育及全球胜任力(Global Competence)的培养。2017年8月,优加青少英语品牌正式对外发布,其总部设立在北京,目前分校已辐射石家庄、邢台、济南、郑州、南京、宁波、武汉、合肥、长沙、株洲、成都、沈阳、鞍山、西安、南昌、厦门、泉州等全国20余个城市,建立教学中心50余个。

放弃沿用自主研发系统,我们选择了校管家

优加北京学校数据中心负责人:周星耀

优加青少英语对于校区的精细化管理程度要求很高,为此,我们专门设置了数据中心部门,负责日常的数据统计分析,每天给校区管理者做数据报表,如客户画像、课程顾问工作数据,都是由我们部门提供。因此,一套能记录数据的系统显得尤为重要。

在使用校管家之前,我们用的是集团之前自主研发的CRM系统,在操作过程中,发现了其功能远远不能满足K12学校的发展需求。

我们集团公司是做成人英语培训业务的,用户生命周期很短,CRM系统更多用于招新转化,而优加青少英语项目是K12领域,这不是一锤子买卖,从招新到上课、家校服务、续费是一个相对较长的生命周期,CRM系统覆盖不了全周期,不仅如此,这套自主研发的系统因为距今已久,连满足招新转化也显得很鸡肋,比如一个家长有多个手机号,学员重名等等,系统就无法录入了。

因此,我们决定引进一套比较完整、智能、成熟的系统,在对比了三、四家竞品后,我们决定和校管家签约。校管家的功能很全面,从销售的前端到学员的服务,再到后端、数据分析的支持,是比较完备的。而竞品的功能大多集中于招新,不太适合我们这种更注重服务,关注学生留存的机构。

及时和精准的数据,为校区运营指引方向

我们学校一直都会定期监测各种数据:老学员续费在总收入中的占比、退费率、课消、学员到访率、邀约成功率……当这些数据维持在某个区间内,才说明机构处于现金流安全、健康的状态。

在使用校管家之前,数据的统计、收集、整理让员工苦不堪言。

每天,各分校先把数据统计到总部各部门,各部门再把数据汇总一下,提交给数据中心,数据中心对数据进行规整、清洗后,再分别输出给各分校、各部门、总部管理者,这个过程中,都是用excel表格的形式来提交,数据表格这样来回流转,很容易造成信息的丢失,同时,工作非常繁琐,如果某数据统计错误,员工返工的时间、沟通成本耗费巨大。数据中心负责人周老师表示,几年下来,从来没有正点下过班,回到家,也要随时上线待命,熬夜成了常态。

“我们的专业是做数据分析,可以前在收集、整理数据这一环节,就占据了我们95%的工作时间。”周老师这样谈到。

这一切,在使用校管家后,有了惊喜的变化。

1、 校管家后台轻松提取数据,几分钟完成

上线校管家后,分校到总部,不用再逐级收集、提交数据,数据中心的伙伴只需要登录校管家,筛选相关维度,只需几分钟的时间就可以轻松提取之前想要的数据,大大减少了沟通成本,工作效率大幅提升。现在数据中心的小伙伴们,回家也很少有“夺命追魂call”了。

2、 数据反馈更及时、更精细,帮助管理者快速、准确地做决策

以前统计数据,当天的汇总结果是一定出不来的,最快也要第二天才能得到所有数据,而总部管理者想要的分析结果,通常又要往后延了。使用校管家之后,数据中心的小伙伴们在下班前就能把分析报告做好,因为校管家拥有校长运营日报功能,自动把数据整理成标准、可视化的内容,每天推送到绑定者手机上,周老师和小伙伴们只需再导出其他数据,进行整体分析,就可以在短时间内出具一个分析报告,第二天一早和管理层汇报,提供决策参考。

3、及时、准确的数据呈现,帮助学校在运营过程中提早避坑,减少损失。

比如,发现最近某校的邀约率有所下降,那么就要去系统里调出该校员工的工作情况,是前台老师的工作量没有完成?还是招生活动的细节设置问题?

总之,有了校管家数据及时的反馈,以及不断缩小数据颗粒度的功能,对校区运营的真实情况有了最大程度的还原。

各部门职责划分更明确,大大节省管理成本

之前,学校各部门的人员分工不太明确,存在交叉的情况,比如前台既要承担计算课消的教务工作,又要承担邀约的销售工作,“一人多职”让员工承受了巨大的考核压力之外,也大大增加了管理难度。

校管家系统上线后,把我们原来交织、杂糅在一起的“工作线”给明确、清晰地分开了,比如排课和上课点名之前都是教务部,现在就因为校管家,我们分成了不同的部门去操作,这样部门与部门之间职责的交叉性很少了,出了问题更容易追根溯源;

另外,校管家也帮助管理者梳理了一条清晰的管理线,这大大增强了管理者的全局思考能力,管理者在分配资源的时候,不再只是盯着局部;

同时,校管家也加速了各部门之间的融合,学校宣布任何举措时,员工比之前更能理解这背后的逻辑,部门不再各自为战,而是融合在一起,成为一支团结一心的“军队”。

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