多维教育:校管家是雪中送炭的好伙伴
来源:财讯网 发布时间:2020-06-28 15:40:00

关于多维教育

多维教育创办于2010年5月,以“关注成绩,更关心孩子多维成长”为教育理念,致力于“对孩子行为激励,激发孩子自我高要求”,从而达到“教好一个孩子,影响一个家庭”的教育使命。

经过多年发展,多维教育已经成为总部位于广东东莞市,拥有优秀老师1200多人,在读学生超2万人;旗下拥有培优,学校,幼儿园,贝米少儿成长中心、尔遇书店等子品牌的教育企业,业务内容涵盖中小学课外辅导、全日制学校、幼儿园、少儿成长发展中心、公办代课教师外派、教育书店等多个领域,校区范围遍布广东深圳、东莞、惠州,湖南湘潭,湖北武汉,江西赣州等城市,随着集团的发展,逐渐迈向全国。

用了校管家后,才发现之前走了弯路

多维教育校长 罗冠华

我们和校管家合作3年了,如果当时还能早一点合作就好了,我们也不会走这么多弯路。

最开始,因担心标准化的软件不能满足学校的管理需求(多维和大多数机构的运营模式不一样),所以我们找了一个技术团队,投入了大半年时间、几十万费用,专门来研发系统。但实际运用起来,效果并不理想。

就拿学生签到来说,我们会给学生发一张卡,上课点名,学生都是要刷卡的。同时,每个教室还配备了一个读卡器。但这也带来了新问题:网络不好,读卡器读不出来怎么办?孩子忘记带卡了怎么办?

信息化建设本来是要提高效率的,但我们布局后,反而让工作更难开展了。所以,试验失败后,我们还是回归到人工签到的方式。

后来知道了校管家,经对比,才发现自己钻进了牛角尖(后文将详细说到校管家的上课点名方式)。

同时我们也发现,校管家系统具有普适性。他们合作了近万家大中型机构,这也就意味着,校管家背后有一个强大的用户智囊团,其功能开发都是紧贴用户使用场景的。几乎每周校管家都会推出新功能,以应对培优市场不断增长的需求。这也让我们有一个很好的学习同行、获取最新办学理念的机会。

给机构带来了高效的工作体验

多维教育运营总监 苏老师

1、标准、统一的课程管理

随着公司的发展,校区越来越多,课程也越来越多元化、个性化。没有使用校管家之前,都是各校区自己创建课程,有时为了统一标准,我们需要一家家校区、一个个老师去沟通,非常麻烦。

用上校管家之后,分校再没有创建课程的权利,而是由我们总部统一创建,并设置好售价、折扣、绩效算法等。一来便于总部管理,二来也能保持产品的稳定性。

2、收费环节更清晰、便捷

在人工时代,收费完成后,我们会手写收据,这带来2个问题:给得不及时、易出错,家长不易保管。

用了校管家后,问题都解决了。收完费后,电脑会马上打印收据,能及时给到家长,且信息都是准确无误的。家长的手机上也会同步保存一条收据信息,他们再也不怕弄丢收据了。

这种方式还大大方便了财务对账。人工时代,财务得把收据和款项一一对应,可谓是大海捞针。而现在每一条收据都有编码,财务只需要核对编码,就能快速找到对应关系,极大地提高了工作效率。

除此之外,财务结算也很方便。因为不同的收费方式,结算手续费不同,在人工时代,财务需要进行手工分类,再核算最终的到账金额。而校管家把收费方式都自动分类了,现金、刷卡、微信支付……这加快了结算进度,提高了收费环节的效率。

校管家把学校各个环节都紧密、高效地串联起来了,从收费到上课、再到财务核算,一环扣一环,整个流程都是畅通无阻的。

3、上课点名、绩效核算效率大大提高

之前我们是人工计算老师绩效,需要先统计完学生考勤,再手工敲到EXCEL表格里汇总,继而算出每个老师的课次,最后根据收费算出绩效。

过程繁琐之余,也容易出错,给学校带来了损失:比如学生来上课了,但是老师忘记签到,课消没有被划掉;同时,有些家长还质疑过课消的真实性,为此,老师要去翻查纸质签到表,很麻烦,若表遗失了,也口说无凭,学校只能妥协。

之前为了堵住漏洞,我们专门配备了30人的巡查队伍(当时有10个校区,每个校区配了3人),每天穿梭在各个教室监督学生考勤。

用上校管家之后,我们不需要手工点名+统计课消了,上课时,打开手机操作点名,系统会自动生成课消数据,并链接到工资系统。数据精准,财务拿来即用。与此同时,家长在手机端也会收到一条孩子的上课提醒,还能清楚地看到学费剩余、上了多少次课等数据,再也不会发生之前的“尴尬”状况了,这省去了很多沟通成本。

而且,老师们也无需巡视了,他们可以把精力放在更核心的工作上,这大大节约了人力成本。

 疫情期间的雪中送炭

疫情期间,我们非常庆幸有校管家这样的伙伴,早早地帮学校把多个线上课平台与校管家打通了,这样一来,线上课的排课、点名、课消、工资核算和之前都是一样的。如果数据没有打通,我们很难想象如何远程管理这么多家学校。

同时,校管家的一些亮点功能也超预期地解决了我们的难题。

 1、预制订单解决了续报难题

疫情期间,家长没办法来学校报名,我们就用了预制订单这个功能,多维的续报、春季班的新生报名都是通过它实现的。

我们会根据家长的要求,结合孩子的实际情况,选择适合他的课程,设定一个线上的订单,通过系统,把订单推送到家长的手机上,大家足不出户就可以报名缴费。

比较智能的是,我们还可以在后台设置时间限制,比如一个小时之内没有缴费,学位就无法保留了,这促进了抢报。

 2、电子推荐卡助力老带新

疫情中,我们还用电子推荐卡做了老带新的活动,反响很不错,整个春季班的招生,都是用它来实现的。

电子推荐卡操作流程

没有用这个功能之前,我们都是用纸质代金券在做老带新,很不方便:

(1)家长必须到学校来报名才能使用,不能用于线上报名;

(2)老生只能当面给券,不能很好地分享出去,券也容易弄丢;

(3)管理者、财务难以跟踪转介关系,需要一对一地去问家长:你是谁带来的?跟踪过程非常麻烦,浪费了大量人力和时间。

同时,印刷代金券也是一项成本支出。

现在有了电子推荐卡,我们大家都轻松了很多,转介绍的效率也极大地提高了:

 (1)对于转介双方都很友好

在校管家系统生成电子推荐卡后,可以通过师生信,一键群发给多名老学员,老学员再转发给他们的好友。

当意向客户在线报名成功后,新老学员都能自动、及时地获得300元代金券,这券可以直接用于线上报名。奖励的实时满足,能让老学员更有动力,从而持续做转介绍。

(2)数据报表一目了然,便于绩效考核

电子推荐卡还有数据报表功能,能实时展现该电子推荐卡有多少人看到了,多少人报了名等等,同时还有多个维度的统计报表。我们可以很直观地看到哪个活动、哪位老师、哪位家长带来的转介绍成功率最高,报名费用最多,并给于及时地奖励,此举也能促进员工服务和家长分享的热情。

让我们超出预期的不止是功能的灵活性,还有校管家团队的高效和担当。疫情期间,我们提出了一个线上报名的改进需求,当初也没有抱很大的期望能迅速达成,因为想着特殊时期,团队都是线上办公,可能效率不会那么高,为此还准备了B方案,以备不时之需。

没想到,校管家在1个星期内就实现了我们的需求,大家惊讶之余,也非常感动,感谢校管家的“雪中送炭”!

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